โพสต์อิทโน้ต( Post-it Notes)

โพสต์อิท โน้ต( Post-it Notes) ปิ๊งจาก ความผิดพลาด

  กระดาษโน้ตแผ่นเล็กพร้อมแถบ กาวอย่างอ่อน มีคุณสมบัติแปะที่ไหนติดที่นั่นเมื่อดึงกระดาษออกไม่เหลือร่องรอยของกาวติด อยู่ ณ ที่นั้น เป็นนวัตกรรมโดนใจชาวชนสำนักงานทั่วโลก มีการใช้แพร่หลายตามเอกสาร จอคอมพิวเตอร์ ประตูหน้าต่าง ตู้เย็น เขียนโน้ตบนกระดาษแปะทิ้งไว้เตือนความจำ โพสต์อิทโน้ตเป็นสินค้าของ 3M ซึ่งเป็นผู้คิดค้นและผู้ผลิตออก จำหน่าย

นายสเปนเซอร์ ซิลเวอร์( Spencer Silver ) เป็นหนึ่ง ในทีมนักวิจัยของบริษัท 3 Mในปี ค.ศ. 1968 เขาได้รับมอบหมายให้พัฒนากาวให้มีประสิทธิภาพสูง ติดได้แน่นทนทาน ถาวร แต่ผลของการพัฒนา เขากลับได้กาวออกมาที่ตรงกันข้ามกับเป้าหมายโดยสิ้นเชิง คือเป็นกาวอย่างอ่อน ติดง่าย ลอกได้ไม่ทิ้งร่องรอย

ต่อมาใน ปี ค.ศ. 1974 นายอา ร์เธอร์ ฟราย( Arthur Fry )นักวิจัยอีกคนนำกาวนี้มาใช้ติดกระดาษไว้คั่นคัมภีร์ไบเบิล ในหน้าสวดมนต์ที่เขาต้องการเวลาไปโบสถ์ ก็เพราะคุณสมบัติติดง่าย ลอกได้ไม่ทิ้งร่องรอยนี้เอง 3M จึงนำไป พัฒนาออกมาเป็นกระดาษโน้ตสีเหลือง ที่มีแถบกาวชนิดนี้ออกจำหน่าย โดยให้ชื่อว่า"โพสต์อิทโน้ต"( Post-it Notes) ปรากฎว่าเป็นที่นิยมอย่างมาก โดยเฉพาะในหมู่คนทำงานในสำนักงาน กระดาษโน้ตสีเหลืองจึงพัฒนาเป็นหลายสีหลายขนาด หลายรูปเล่มเอาใจผู้ใช้ทั่วโลก

ที่มา: หนังสือ MK พาปิ๊ง! ไอเดียซิ่ง...ในสิ่งที่ไม่ธรรมดา

บทบาทวันนี้ของลวดเสียบกระดาษ

ลวดเสียบกระดาษ (paper clip)  หรือ เรียกติดปากว่า ลวดเสียบ เป็นวัสดุสำนักงานที่ใช้กันมานาน และเป็นวัสดุสิ้นเปลืองของระบบราชการคือ ใช้แล้วหมดไป  ก่อนหน้านี้ เคยสังเกตว่า หน่วยงานที่มีลวดเสียบกระดาษแบบนี้คงไม่พ้น  หน่วยการเบิกงบประมาณของคลังจังหวัด  งง! ..หล่ะซิว่า มันเกี่ยวอะไรกัน
 

คลังจังหวัดจะให้หน่วยงานต่าง  ๆ เสนอเอกสารในการเบิกเงินงบประมาณของราชการ โดยแบบฟอร์มที่เราเรียกติดปากว่า ฎีกา หนึ่งแผ่นต่อการเบิกแต่ละรายการซึ่งจะมีจำนวนรายการเบิกมากน้อยแล้วแต่กรณี  เอกสารแบบฟอร์มนี้จะต้องมีสำเนาซึ่งจะต้องใช้ลวดเสียบกระดาษคลิบเอกสารเหล่า นี้ไว้ เจ้าหน้าที่จะระบุว่า ห้ามใช้ที่เย็บกระดาษ ดังนั้น หากหน่วยงานใดมีฎีกานี้มากจำนวนลวดเสียบก็ต้องใช้มากเป็นเงาตามตัวไปด้วย  จึงไม่น่าแปลกใจว่า หน่วยงานแห่งนี้เป็นหน่วยงานที่มีตัวลวดเสียบกระดาษมากที่สุดในตอนนั้น   

ปัจจุบันระบบการทำงานเปลี่ยนไปมีการตัดจ่ายเงินงบประมาณของทางราชากรกันผ่าน ระบบเครือข่าย หรือระบบที่อาจจะติดปากผู้ทำงานสำนักงานที่เป็นของระบบราชการ ที่เรียกว่า GFMIS การนำฎีกาเบิกเงินงบประมาณก็เลิกไป ลวดเสียบกระดาษหมดความสำคัญคล้ายกับบุคลากรที่ทำงานด้านนี้ ก็ต้องปรับเปลี่ยนงานและพัฒนาตนเองให้เหมาะกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปด้วย เช่นกัน

ลวดเสียบกระดาษ (paper clip)   ยังเป็นวัสดุสำนักงานที่ไม่ตกไปจากหิ้งร้านขายเครื่องเขียนหรือมุมขาย วัสดุสำนักงาน   เรายังเห็นตัวลวด เสียบกระดาษแบบมาตรฐานสีเงินวาววับบรรจุใส่กล่องกองเป็นวัสดุที่จำเป็นต้อง มีในสำนักงาน  รวมถึงหน้าตาของมันเริ่มเปลี่ยน รูปแบบ มีสีสันมากขึ้น ปรับเปลี่ยนหน้าตาเพิ่มมูลค่า ให้สะดุดตาพวกบ้าเครื่องเขียนและล่อให้คนกลุ่มนี้ติดกับ ควักสตางค์ซื้ออยู่มิได้ขาด   

 

 

 สำนักงานยังใช้ ลวดเสียบกระดาษ (paper clip)    กันอยู่ถึงแม้จะมีวัสดุสำนักงานที่คิดค้นขึ้นมามากมาย ทั้ง กาว ลวดเย็บกระดาษ เชือก แฟ้มเก็บเอกสาร  ห่วง  หรือ คลิปหนีบกระดาษแบบต่าง ๆ  แล้วทำไมถึงยังใช้อยู่  น่าจะมาจากสาเหตุที่ว่า ลวดเสียบกระดาษราคาไม่แพง  หาซื้อได้ง่าย  เมื่อราคาถูก ความรู้สึกเสียดายก็ลดลง  ไม่ค่อยจะสะกิดให้สำนึกว่า เป็นต้นทุนอีกอย่างหนึ่งของสำนักงาน   และอีกเหตุผลหนึ่งคือ ลวดเสียบกระดาษเป็นวัสดุสำนักงานที่ใช้ได้สะดวกและง่าย ไม่มีขั้นตอนที่ซับซ้อน

           ลวดเสียบกระดาษ (paper clip)   เหมาะกับเอกสารแทบทุกชนิดที่ต้องการจะคลิบไว้ด้วยกัน เพียงชั่วคราวหรือถาวรก็ได้ หากมีจำนวนเอกสารเพิ่มมากขึ้นความยึดหยุ่นของลวดก็สามารถจะกดยึดให้กระดาษ แนบติดไม่หลุดออกจากกันได้  นอกจากนี้ ลวดเสียบกระดาษก็สามารถ reused  นำกลับมาใช้ใหม่ได้ ถ้าเอกสารเหล่านั้นได้เก็บรวบรวมเข้าไว้ในแฟ้มหรือวัสดุอื่น ๆ เพื่อจัดเก็บเรียบร้อยแล้ว
 

  

บทบาทของลวดเสียบกระดาษ (paper clip) วันนี้ได้เปลี่ยนไป...

           งานสำนักงานส่วนใหญ่ นำเอาระบบเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้  สำนักงานยุคใหม่เริ่มเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม การสั่งงาน การรายงาน การติดต่อประสานงาน  ทำให้ผู้คนติดต่อกันง่ายและรวดเร็วขึ้น แต่พบปะหน้าค่าตากันน้อยลง  รวมถึงวัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานก็เริ่มเปลี่ยน  พบว่า มีชื่อวัสดุสำนักงานที่เกิดขึ้นมาใหม่ทุกวัน อาทิ USB Hub, Card Reader, Handy Drive, SD card  เป็นต้น ดังนั้น ก็ถึงเวลาของลวดเสียบกระดาษ (paper clip) แล้วเช่นกันว่า จะปรับเปลี่ยนตัวเองเป็นอะไรในยุคที่ทุกคนกำลังคิดว่า to die for IT   และแล้วของจริงก็แปรเปลี่ยนเป็น ของเสมือน (virtual) นั้นคือ
 

  

ลวดเสียบกระดาษ (paper clip)   กลายเป็นตัวแทนหรือสัญลักษณ์ของ สำนักงาน  ให้สังเกตรูปนี้ นำเอาลวดเสียบกระดาษ มาสื่อให้เห็นว่าเป็นออฟฟิศ ทั้งที่เป็นชื่อของโรงแรมแห่งหนึ่งในเมืองซิดนีย์  ประเทศออสเตรเลีย

ถ่ายภาพจากวารสาร NEXT AGENDA

  
ลวดเสียบกระดาษ (paper clip)   กลายตัวเสียบบันทึกหรือโน้ต  ที่เอาเฉพาะประเด็นสำคัญหรือใจความที่เด่น โดนใจ มาออกแบบให้ดูแล้วสะดุดตาในนิตยสาร วารสารต่าง ๆ  ยังหลงเหลือเค้าประโยชน์ของลวดเสียบกระดาษว่า เกี่ยวข้องกับกระดาษและงานที่ต้องขีดเขียน
 

 

           ลวดเสียบกระดาษ (paper clip)  กลายมาเป็นตัวบอกทิปต่าง ๆ  บนจอคอมพิวเตอร์ ตัวการ์ตูนจะปรากฏและแจ้งให้ทราบถึงขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อเป็นการเตือนเมื่อใช้งานบนโปรแกรมเวิร์ดหรือโปรแกรมอื่น ๆ

 
           ลวดเสียบกระดาษ (paper clip)   ด้วยตัวของมันเองทำหน้าที่  เก็บรวบรวมเรื่องราวที่คล้าย หรือเกี่ยวข้องกันมาไว้ในที่เดียวกันเพื่อจะสื่อสารหรือเผยแพร่ ให้คนอื่นได้รับทราบ  เมื่อตัดเอา คำว่า  paper  ออกไป ก็ยังคงค้างความหมายเดิมไว้ นั้นคือคำว่า  clip   ดังนั้น  เราจึงพบเห็น รวมคลิปต่าง ๆ ทั้ง คลิปหลุด คลิปดารา คลิปประหลาดๆ แปลก ๆ  ที่เอามาเผยแพร่ให้คนอื่นได้รู้เห็น สร้างความเสียหายและขัดแย้งให้กับทั้งเจ้าของคลิปและผู้นำมาเผยแพร่  ยิ่งมีเทคโนโลยีที่ใครก็สามารถเข้าถึงได้ง่าย   นี่คงจะเป็นบทสรุปอีกเรื่อง ที่ว่า ความตั้งใจของผู้ที่คิดค้น paper clip คนแรก ที่เห็นประโยชน์ของมัน แต่เมื่อเวลาเปลี่ยน  มันถูกใช้ไปในทางที่ผิด   คลิปก็กลายเป็นสิ่งที่น่าเกลียด น่ากลัวที่กลายเป็นประเด็นเผ็ดร้อนสำหรับผู้ที่ให้เทคโนโลยีเข้ามาเป็นเจ้า ชีวิตโดยไม่รู้เท่าทันมัน
 

 
 

           อย่างไรก็ตาม เรายังเห็นคลิปที่ดี สร้างสรรค์ และเป็นประโยชน์ต่อผู้อื่นไปจนถึงทุกชาติ เผ่าพันธุ์ที่ใช้อินเทอร์เน็ตเป็น  และเห็นคนที่สร้างและทำคลิปจำนวนมากเช่นกัน ได้ค้นพบตัวตนที่แท้จริง  ซึ่งมีช่องทางและโอกาสในการแสดงออก ทำคลิปที่ก่อให้เกิดรายได้ หรือสร้างกระแสร่วมกันในสิ่งที่ดีงามเกิดขึ้นในโลกใบนี้ ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของเราทุกคนที่จะต้องสนับสนุนและสร้างคลิปเหล่านี้ให้เกิด ขึ้น ลบภาพที่ฝั่งติดตัวของคำว่า  คลิป  ให้เป็นด้านบวกให้ได้

ที่มาจาก : nsdv.go.th

การจัดสำนักงานยุคใหม่

เราคงจะไม่แปลกใจอะไรกันมากนัก เมื่อสำนักงานของบริษัทต่าง ๆ ได้ดาหน้าเข้าไปอยู่ในห้างต่าง ๆ  ซึ่งก่อนหน้านี้ เราจะเห็นเฉพาะในกรุงเทพฯ  และเมืองใหญ่ ๆ ทั้งหลายตามต่างจังหวัด และท้ายที่สุดก็เป็นจังหวัดเล็ก ๆ ที่มีห้างสะดวกซื้อหรือห้างที่บอกเสมอว่า  คืนภาษีทั้งหลายให้กับท้องถิ่นไปตั้งอยู่   จะมีสำนักงานทั้งให้บริการและขายสินค้าเหล่านั้นไปตั้งประจำอยู่เห็นกันจนชินตา 

            ณ วันนี้ เราจะมาพูดคุยเฉพาะในเรื่องของสำนักงาน ไม่พูดถึงตัวสินค้าหรือบริการของบริษัทหรือร้านค้าเหล่านั้น  จะเป็นข้อสังเกตให้กับเลขานุการทั้งหลายที่ทำงานให้กับเจ้านายในยุคที่มีเทคโนโลยีเข้ามาให้ใช้สอยเกือบทุกบริการแล้วว่า   สำนักงานในยุคนี้ มีการเปลี่ยนแปลงปรับลุค ให้ทันสมัย หลักการจัดสำนักงานจากตำราเล่มเก่า ๆ หลายหัวข้อคงจะต้องถูกลบทิ้งไปบ้าง   

           มุมมองทั้งหลายที่จะกล่าวถึงนี้ นำไปเป็นประโยชน์อะไรให้กับเลขานุการ อย่างน้อยเมื่อมีการนำเสนอหากมีการปรับปรุงสำนักงานหรือการจัดผังสำนักงาน  การเลือกอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน การเลือกเครื่องตกแต่งสำนักงาน ไปจนถึงการเลือกสถานที่ตั้งของสำนักงาน  จะได้มีข้อมูลเบื้องต้นไว้ประดับความรู้เล็ก ๆ น้อย ๆ ได้สิ่งต่าง ๆ ที่จะนำเสนอวันนี้ คงจะไม่ใช่ทั้งหมด ซึ่งมีรายละเอียด แบ่งกลุ่มตามหัวข้อดังนี้ 

สถานที่ตั้ง

           -  สำนักงานจะรวมกลุ่มกับสำนักงานอื่น ๆ เช่น สำนักงานที่ให้บริการธนาคาร  บริการสื่อสารโทรคมนาคม บริการเงินด่วน เป็นต้น ทำให้ผู้ใช้บริการสามารถเลือกตัดสินใจใช้บริการได้ตามที่ต้องการ 

           -  สำนักงานที่รวมกลุ่มกันอยู่ก็ให้ความสะดวกกับผู้ใช้บริการและลูกค้า  มาครั้งเดียวทำได้ทุกเรื่อง ทั้งมาซื้อสินค้าหรือใช้บริการต่าง ๆ  ทั้งของภาครัฐเช่น บริการที่มีตัวย่อว่า  GCS (Government Counter Service)  รวมไปถึงสินค้าและบริการที่ทุกเพศทุกวัยต่างเลือกใช้ได้ เช่น  คุณพ่อดูแลรถยนต์จากร้านคาร์แคร์ในห้าง  คุณแม่ช็อปปิ้ง  ลูกเรียนพิเศษ
 

 

           - สำนักงานเหล่านี้ ให้ความสะดวกด้านคมนาคมสะดวก ไปได้ด้วยพาหนะของตนเองหรือบริการจากรถประจำทางที่เป็นบริการของทั้งภาครัฐและเอกชน  ที่สำคัญคือ มีพื้นที่สำหรับจอดรถได้สะดวก  บางแห่งก็จัดรถรับส่งสะดวกแก่ผู้ใช้บริการ   อีกทั้งยังมีสาธารณูปโภคส่วนกลางครบครัน ไม่ว่าจะเป็น น้ำ ไฟฟ้า โทรศัพท์  ที่มีผู้รับผิดชอบดูแลให้ความสะดวก สะอาดและมีมาตรฐานแก่พนักงานและผู้ใช้บริการ  

การจัดสำนักงาน

           -  สี ที่ใช้ในสำนักงาน  จะแสดงเอกลักษณ์จากตัวของสินค้าหรือบริการนั้น ๆ  ใช้ผสมผสานสอดคล้องกันทั้งตัวสำนักงาน อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานและเครื่องตกแต่ง  ได้ทั้งสีสัญลักษณ์องค์กรและการโฆษณาองค์กรไปพร้อมกัน ตอกย้ำให้ลูกค้าจดจำได้  ตัวอย่างที่ให้ดูดังรูป

 

           - แสง    แสงที่ใช้สำนักงานเหล่านี้ สว่างไสว เหมาะสมกับสายตาของผู้ทำงาน และผู้ใช้บริการสำนักงานเหล่านั้นหากมองอีกด้านหนึ่งเท่ากับเป็นการแสดงถึงความสว่างไสวของสำนักงานที่ให้บริการด้วยความเต็มใจไม่มีคลุมเครือเคลือบแฝง  สิ่งที่น่าสังเกตอีกเรื่องก็คือ สำนักงานส่วนใหญ่จะใช้กระจกให้มองเห็น ตัวสำนักงานทั้งหมด มองได้จากภายนอกว่า ข้างในมีอะไรบ้าง  มีพนักงานกี่คน รวมถึงเครื่องตกแต่งและเครื่องใช้สำนักงานมีอะไรบ้าง การใช้กระจกนอกจากจะแสดงความโปร่งใสในการทำงาน ยังเป็นสิ่งที่บังคับกลาย ๆ ให้พนักงานที่ทำงานในสำนักงานจะต้องปรับบุคลิกภาพในการทำงานให้เหมาะสมกับงานสำนักงาน   ตรวจสอบการทำงานได้จากบุคคลภายนอก

           - เสียง   สำนักงานหลายแห่งมีเสียงเพลงคลอ ขณะทำงานและจะมีบางช่วงที่ตั้งเสียงไว้เพื่อสื่อให้เห็นถึงตัวของสินค้าและบริการ เมื่อมีลูกค้ามาใช้บางบริการ เช่น  หน้าร้าน (window  display),  ตู้แสดงสินค้า,  ตู้ถอนเงินอัตโนมัติ (ATM)  แต่อย่างไรก็ตามสำนักงานส่วนใหญ่จะพยายามกั้นเสียงจากภายนอกป้องกันการเข้ามารบกวนการทำงานให้น้อยที่สุด  

           -  เก้าอี้    มีสำนักงานหลายแห่ง  ไม่มีเก้าอี้ให้กับลูกค้า สิ่งนี้ทำให้สะท้อนได้เช่นกันว่า  การบริการที่รวดเร็วฉับไว ไม่ต้องนั่งคอยนาน หรือมีบริการอื่นที่ลูกค้าสามารถเลือกใช้ได้หลากหลาย ยิ่งเก้าอี้มากก็เห็นถึงการบริการที่ล่าช้าได้เช่นกัน    อีกเรื่องเกี่ยวกับเก้าอี้ คือ หากสำนักงานนั้นมีเก้าอี้ ก็จะเป็นเก้าอี้ที่มีสไตล์แปลกใหม่ สีสัน หลากหลายดีไซน์ แปลกตา นอกเหนือจากรูปแบบเก้าอี้เดิม ๆ ที่เราเคยพบเห็น  

           - โต๊ะทำงาน  เป็นโต๊ะที่พนักงานในสำนักงาน สามารถเคลื่อนไหวงานได้คล่องตัว และใครก็ได้สามารถมาให้บริการกับลูกค้าได้ หากพนักงานอีกคนยังติดภารกิจอื่น ไม่จุ้มปุกเฉพาะโต๊ะใครก็โต๊ะใคร  เหมือนที่เราเคยพบเห็น   อีกทั้ง โต๊ะทำงานเมื่อเทียบพื้นที่สำนักงานทั้งหมดก็เป็นเพียง หนึ่งหรือสองส่วนจากพื้นที่ทั้งหมด ร่องรอยของกองเอกสารปรากฏให้เห็นน้อยลงหรือเกือบไม่หลงเหลือ   ซึ่งแต่เดิมคือ  โต๊ะทำงานเป็นชั้นเรียนเรียงกันเป็นตับ ซึ่งสังเกตได้ว่า  คนที่เป็นหัวหน้าจะอยู่ข้างหลังสุด   แต่ปัจจุบัน ยังเห็นบางสำนักงานจัดให้ส่วนของผู้จัดการอยู่เกือบหน้าสุด  นี่ก็อีกตัวอย่างที่แหกกฎการจัดสำนักงานในยุคก่อน ๆ  

 

             -อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน  จากที่เคยเห็นสำนักงานที่เต็มไปด้วยตู้เก็บเอกสาร วัสดุสำนักงานและอุปกรณ์อื่นๆ แต่ปัจจุบันจะพบเห็นเพียงบางส่วนของอุปกรณ์สำนักงาน ที่เห็นก็คือ จอคอมพิวเตอร์รุ่นบางเฉียบทั้งหลายแทนที่จอตู้  อุปกรณ์อื่น ๆ ใช้ร่วมกันและจัดสัดส่วนของอุปกรณ์เหล่านี้ไว้โดยมีส่วนปิดกั้นไม่ให้มองเห็นรกตา 

           เราจะเห็นว่า  การจัดสำนักงานข้างต้น มีการเปลี่ยนแปลงจากของเดิม ๆ ที่เคยพบ หรือได้ศึกษาจากตำราเล่มต่าง ๆ อย่างที่เคยได้บอกกล่าวไว้ เมื่อพฤติกรรมความเป็นอยู่ของเราเปลี่ยน  จากการที่มีเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาแทนที่ของเก่า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สำนักงานซึ่งเป็นแหล่งที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีโดยตรง  อย่างไรก็ตาม การจัดสำนักงานที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมด เป็นข้อสังเกต สำนักงานที่เน้นให้บริการกับบุคคลภายนอก  แล้ว สำนักงานที่เน้นให้บริการแก่บุคลากรในองค์กรเองจะเป็นอย่างไร คงจะเป็นเรื่องที่จะต้องชวนติดตามกันต่อไป
 

ที่มาจาก : nsdv.go.th