เราคงจะไม่แปลกใจอะไรกันมากนัก เมื่อสำนักงานของบริษัทต่าง ๆ ได้ดาหน้าเข้าไปอยู่ในห้างต่าง ๆ ซึ่งก่อนหน้านี้ เราจะเห็นเฉพาะในกรุงเทพฯ และเมืองใหญ่ ๆ ทั้งหลายตามต่างจังหวัด และท้ายที่สุดก็เป็นจังหวัดเล็ก ๆ ที่มีห้างสะดวกซื้อหรือห้างที่บอกเสมอว่า คืนภาษีทั้งหลายให้กับท้องถิ่นไปตั้งอยู่ จะมีสำนักงานทั้งให้บริการและขายสินค้าเหล่านั้นไปตั้งประจำอยู่เห็นกันจนชินตา
ณ วันนี้ เราจะมาพูดคุยเฉพาะในเรื่องของสำนักงาน ไม่พูดถึงตัวสินค้าหรือบริการของบริษัทหรือร้านค้าเหล่านั้น จะเป็นข้อสังเกตให้กับเลขานุการทั้งหลายที่ทำงานให้กับเจ้านายในยุคที่มีเทคโนโลยีเข้ามาให้ใช้สอยเกือบทุกบริการแล้วว่า สำนักงานในยุคนี้ มีการเปลี่ยนแปลงปรับลุค ให้ทันสมัย หลักการจัดสำนักงานจากตำราเล่มเก่า ๆ หลายหัวข้อคงจะต้องถูกลบทิ้งไปบ้าง
มุมมองทั้งหลายที่จะกล่าวถึงนี้ นำไปเป็นประโยชน์อะไรให้กับเลขานุการ อย่างน้อยเมื่อมีการนำเสนอหากมีการปรับปรุงสำนักงานหรือการจัดผังสำนักงาน การเลือกอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน การเลือกเครื่องตกแต่งสำนักงาน ไปจนถึงการเลือกสถานที่ตั้งของสำนักงาน จะได้มีข้อมูลเบื้องต้นไว้ประดับความรู้เล็ก ๆ น้อย ๆ ได้สิ่งต่าง ๆ ที่จะนำเสนอวันนี้ คงจะไม่ใช่ทั้งหมด ซึ่งมีรายละเอียด แบ่งกลุ่มตามหัวข้อดังนี้
สถานที่ตั้ง
- สำนักงานจะรวมกลุ่มกับสำนักงานอื่น ๆ เช่น สำนักงานที่ให้บริการธนาคาร บริการสื่อสารโทรคมนาคม บริการเงินด่วน เป็นต้น ทำให้ผู้ใช้บริการสามารถเลือกตัดสินใจใช้บริการได้ตามที่ต้องการ
- สำนักงานที่รวมกลุ่มกันอยู่ก็ให้ความสะดวกกับผู้ใช้บริการและลูกค้า มาครั้งเดียวทำได้ทุกเรื่อง ทั้งมาซื้อสินค้าหรือใช้บริการต่าง ๆ ทั้งของภาครัฐเช่น บริการที่มีตัวย่อว่า GCS (Government Counter Service) รวมไปถึงสินค้าและบริการที่ทุกเพศทุกวัยต่างเลือกใช้ได้ เช่น คุณพ่อดูแลรถยนต์จากร้านคาร์แคร์ในห้าง คุณแม่ช็อปปิ้ง ลูกเรียนพิเศษ
- สำนักงานเหล่านี้ ให้ความสะดวกด้านคมนาคมสะดวก ไปได้ด้วยพาหนะของตนเองหรือบริการจากรถประจำทางที่เป็นบริการของทั้งภาครัฐและเอกชน ที่สำคัญคือ มีพื้นที่สำหรับจอดรถได้สะดวก บางแห่งก็จัดรถรับส่งสะดวกแก่ผู้ใช้บริการ อีกทั้งยังมีสาธารณูปโภคส่วนกลางครบครัน ไม่ว่าจะเป็น น้ำ ไฟฟ้า โทรศัพท์ ที่มีผู้รับผิดชอบดูแลให้ความสะดวก สะอาดและมีมาตรฐานแก่พนักงานและผู้ใช้บริการ
การจัดสำนักงาน
- สี ที่ใช้ในสำนักงาน จะแสดงเอกลักษณ์จากตัวของสินค้าหรือบริการนั้น ๆ ใช้ผสมผสานสอดคล้องกันทั้งตัวสำนักงาน อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานและเครื่องตกแต่ง ได้ทั้งสีสัญลักษณ์องค์กรและการโฆษณาองค์กรไปพร้อมกัน ตอกย้ำให้ลูกค้าจดจำได้ ตัวอย่างที่ให้ดูดังรูป
- แสง แสงที่ใช้สำนักงานเหล่านี้ สว่างไสว เหมาะสมกับสายตาของผู้ทำงาน และผู้ใช้บริการสำนักงานเหล่านั้นหากมองอีกด้านหนึ่งเท่ากับเป็นการแสดงถึงความสว่างไสวของสำนักงานที่ให้บริการด้วยความเต็มใจไม่มีคลุมเครือเคลือบแฝง สิ่งที่น่าสังเกตอีกเรื่องก็คือ สำนักงานส่วนใหญ่จะใช้กระจกให้มองเห็น ตัวสำนักงานทั้งหมด มองได้จากภายนอกว่า ข้างในมีอะไรบ้าง มีพนักงานกี่คน รวมถึงเครื่องตกแต่งและเครื่องใช้สำนักงานมีอะไรบ้าง การใช้กระจกนอกจากจะแสดงความโปร่งใสในการทำงาน ยังเป็นสิ่งที่บังคับกลาย ๆ ให้พนักงานที่ทำงานในสำนักงานจะต้องปรับบุคลิกภาพในการทำงานให้เหมาะสมกับงานสำนักงาน ตรวจสอบการทำงานได้จากบุคคลภายนอก
- เสียง สำนักงานหลายแห่งมีเสียงเพลงคลอ ขณะทำงานและจะมีบางช่วงที่ตั้งเสียงไว้เพื่อสื่อให้เห็นถึงตัวของสินค้าและบริการ เมื่อมีลูกค้ามาใช้บางบริการ เช่น หน้าร้าน (window display), ตู้แสดงสินค้า, ตู้ถอนเงินอัตโนมัติ (ATM) แต่อย่างไรก็ตามสำนักงานส่วนใหญ่จะพยายามกั้นเสียงจากภายนอกป้องกันการเข้ามารบกวนการทำงานให้น้อยที่สุด
- เก้าอี้ มีสำนักงานหลายแห่ง ไม่มีเก้าอี้ให้กับลูกค้า สิ่งนี้ทำให้สะท้อนได้เช่นกันว่า การบริการที่รวดเร็วฉับไว ไม่ต้องนั่งคอยนาน หรือมีบริการอื่นที่ลูกค้าสามารถเลือกใช้ได้หลากหลาย ยิ่งเก้าอี้มากก็เห็นถึงการบริการที่ล่าช้าได้เช่นกัน อีกเรื่องเกี่ยวกับเก้าอี้ คือ หากสำนักงานนั้นมีเก้าอี้ ก็จะเป็นเก้าอี้ที่มีสไตล์แปลกใหม่ สีสัน หลากหลายดีไซน์ แปลกตา นอกเหนือจากรูปแบบเก้าอี้เดิม ๆ ที่เราเคยพบเห็น
- โต๊ะทำงาน เป็นโต๊ะที่พนักงานในสำนักงาน สามารถเคลื่อนไหวงานได้คล่องตัว และใครก็ได้สามารถมาให้บริการกับลูกค้าได้ หากพนักงานอีกคนยังติดภารกิจอื่น ไม่จุ้มปุกเฉพาะโต๊ะใครก็โต๊ะใคร เหมือนที่เราเคยพบเห็น อีกทั้ง โต๊ะทำงานเมื่อเทียบพื้นที่สำนักงานทั้งหมดก็เป็นเพียง หนึ่งหรือสองส่วนจากพื้นที่ทั้งหมด ร่องรอยของกองเอกสารปรากฏให้เห็นน้อยลงหรือเกือบไม่หลงเหลือ ซึ่งแต่เดิมคือ โต๊ะทำงานเป็นชั้นเรียนเรียงกันเป็นตับ ซึ่งสังเกตได้ว่า คนที่เป็นหัวหน้าจะอยู่ข้างหลังสุด แต่ปัจจุบัน ยังเห็นบางสำนักงานจัดให้ส่วนของผู้จัดการอยู่เกือบหน้าสุด นี่ก็อีกตัวอย่างที่แหกกฎการจัดสำนักงานในยุคก่อน ๆ
-อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน จากที่เคยเห็นสำนักงานที่เต็มไปด้วยตู้เก็บเอกสาร วัสดุสำนักงานและอุปกรณ์อื่นๆ แต่ปัจจุบันจะพบเห็นเพียงบางส่วนของอุปกรณ์สำนักงาน ที่เห็นก็คือ จอคอมพิวเตอร์รุ่นบางเฉียบทั้งหลายแทนที่จอตู้ อุปกรณ์อื่น ๆ ใช้ร่วมกันและจัดสัดส่วนของอุปกรณ์เหล่านี้ไว้โดยมีส่วนปิดกั้นไม่ให้มองเห็นรกตา
เราจะเห็นว่า การจัดสำนักงานข้างต้น มีการเปลี่ยนแปลงจากของเดิม ๆ ที่เคยพบ หรือได้ศึกษาจากตำราเล่มต่าง ๆ อย่างที่เคยได้บอกกล่าวไว้ เมื่อพฤติกรรมความเป็นอยู่ของเราเปลี่ยน จากการที่มีเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาแทนที่ของเก่า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สำนักงานซึ่งเป็นแหล่งที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีโดยตรง อย่างไรก็ตาม การจัดสำนักงานที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมด เป็นข้อสังเกต สำนักงานที่เน้นให้บริการกับบุคคลภายนอก แล้ว สำนักงานที่เน้นให้บริการแก่บุคลากรในองค์กรเองจะเป็นอย่างไร คงจะเป็นเรื่องที่จะต้องชวนติดตามกันต่อไป
ที่มาจาก : nsdv.go.th
